Bureau de représentation

La première possibilité pour une entreprise étrangère de s’implanté en Chine c’est grà¢ce au Bureau de représentation (que nous appellerons RO). Le RO est la forme la plus utilisé par les étrangers souhaitant s’implanter en Chine, il peut être très utile et parfois nécessaire pour la plupart des décisions concernant l’installation d’une société en Chine. Par exemple les RO comprennent la location d’un bureau, le recrutement d’employés chinois, l’ouverture d’un compte en banque au non de la société, etc.
L’avantage de créer un RO se trouve dans le fait que à§a ne coà»te pas cher (il n’y a pas d’obligation d’apporter un type particulier d’investissement) mais également la simplicité de la procédure et la rapidité.
Un RO agira comme une filiale en liaison avec la maison mère. Cela mène souvent à  des études de marché, faire en sorte de bien promouvoir les produits, établir des contacts avec les clients mais également avec les fournisseurs, organisé des voyages d’affaire pour les dirigeants des maisons mère pour qu’ils organisent des actions marketing.
Ce ne sera, de toute manière, pas possible d’avoir une activité de vente directe (sauf s’il existe un accord bilatéral entre la maison mère et le bureau en Chine qui stipule que la maison mère et le RO ont tous deux d’exercer des activités de commerce et dans ce cas les provisions de l’accord bilatéral suivront les règles du pays ou se trouve le bureau) comme par exemple créer de nouveaux contrats, recevoir de l’argent pour des services rendus, d’éditer des factures. Afin de régler ce problème vous pouvez dire à  la maison mère d’envoyer elle-même les factures aux entreprises. La violation d’une de ces règles peut entraà®ner le payement d’amendes ou pire, la fermeture du bureau de représentation.

Former un bureau de représentation.

Avant qu’une société étrangère puisse créer une RO en Chine, il faut que les autorités approuvent la demande et l’inscription du bureau doivent être complète.

L’approbation : les autorités compétentes.

La demande d’approbation doit être faite avec des autorités différentes en fonction du type de société que l’on veut créer :
Voici quelques exemples :

  • Société concernant la vente, le commerce et la manufacture -> Ministry of Foreign Trade and Economic Cooperation (MOFTEC)
  • Société concernant la finance ou les assurances -> People's Bank of China
  • Société concernant le transport maritime -> Ministry of Communications
  • Société concernant les transports aériens -> China Administration of Civil Aviation
  • Société concernant la Poste et la télécommunication -> Ministry of Information
  • Société concernant le voyage et le tourisme -> Tourist Bureau of the People’s Republic of China
  • Société concernant la publicité -> State Administration for Industry and Commerce.

Pour une société dont la maison mère a une activité ne dépendant pas de celles cité ci dessus, l’approbation doit se faire avec les autorités en charge de ces industries spécifiques. Il est important de rappeler que ces demandes ne peuvent pas être faites par les entreprises étrangères elles-même. Les sociétés devront trouver une personne sur place qui peut se charger de faire les démarches.

Les documents nécessaires à  l’approbation.

Lorsque l’on soumet une demande d’approbation aux autorités compétentes certains documents doivent être joints. Ils diffèrent selon l’autorité compétente mais ils sont généralement les suivant :

  • Le formulaire de demande de création d’un RO. C'est le formulaire standard fournit par les autorités demandant des renseignements sur la société qui souhaite créer un RO, et des informations sur le RO.
  • Une lettre pour la création du RO. Cette lettre doit comprendre les informations suivantes :
  1. Une présentation de la société étrangère et de son activité en Chine.
  2. Le nom, l’adresse, les intentions de la société, la durée et la porté d’affaire du RO (ceci est très important car cela sera inscrit dans le Certificat d’Inscription du RO)
  3. Le nom du directeur du RO
  4. Une liste des documents fournis
  • Le formulaire pour les employés du RO.Ce formulaire doit contenir les informations basic sur les employés comme leur nom, leur nationalité, leur numéro de téléphones et les informations de la sorte, leur place dans le RO.
  • Une lettre de recommandation pour le directeur du RO.Cette lettre doit être imprimée sur une feuille avec en en-tête de la société et doit être signée par un représentant de la société. Le nom du directeur du RO doit y être clairement inscrit.
  • Le curriculum vitঠ(signé par la personne en question), une photocopie du passeport et une photo d’identité de tous les employés ainsi que celle du directeur du RO.
  • Une lettre de la banque montrant la solvabilité. Cette lettre doit être imprimée sur une feuille à  en-tête, doit être fournie par une banque étrangère mais se trouvant dans la même zone que l’entreprise étrangère et doit être signée par un haut responsable de la banque. La lettre doit contenir les informations suivantes :
  1. Le nom de la société étrangère.
  2. Le montant qu’il y avait sur le compte du client les six derniers mois.
  3. Un cour résumé sur la solvabilité de la société étrangère.
  • Un accord de bail signé pour le bureau ou une lettre d'intention de bail (il est important de se rappeler que le propriétaire d'un bureau ou d'un bà¢timent a besoin d'une permission spéciale pour louer la propriété commerciale aux à‰trangers. Assurez-vous qu'il a cette permission. Vous avez besoin d'une lettre officielle de votre propriétaire énonà§ant soit qu'il a la permission de louer la propriété commerciale à  des étrangers ou que le bà¢timent dans lequel la propriété est située lui-même est certifié par le bureau public local de sécurité comme approprié aux enregistrements de RO, un bà¢timent de catégorie A)
  • Les documents prouvant le statut de la maison mère délivré par les autorités du pays d’origine comme par exemple un permis d’affaire.

Si l’un de ces documents n’est pas écrit en Chinois il vous faudra les faire traduire par un traducteur. Il sera même parfois nécessaire d’avoir les documents énoncés ci dessus certifié par un notaire étranger et ensuite certifié par le consulat de Chine de ce pays.

L’inscription d’un RO en Chine

Une fois que les documents ont été soumis aux autorités compétentes, les autorités vont examiner la candidature de vont autoriser ou non la création du RO.
Cette procédure prend généralement 30 jours. Une fois que la demande a été acceptée, le directeur du RO doit allé chercher le Certificat d’Approbation pour le Bureau de Représentation auprès des autorités et remplir toutes les formalités sous 30 jours après la date d’approbation. Cela comprend le fait de compléter les formalités d’inscription, payer le coà»t de l’inscription et cela doit être fait au «State Administration for Industry and Commerce » (SAIC).
Après avoir fait cela, la société étrangère obtiendra un Certificat d’Inscription pour le Bureau de Représentation. Si la société ne remplie pas les formalités avant les 30 jours il faudra qu’il emmène le Certificat d’Approbation pour révocation.
Une fois que le la licence est reà§ue, il faut s’enregistrer à  la banque, le bureau de sécurité public, les impôts, etc. Il faudra aussi embaucher des employés, ce qui doit être fait selon une certaine procédure en passant par le service d’approbation des entreprises étrangère appelé aussi FESCO.